1 Bestyrelsen

Bestyrelsen vælges på klubbens generalforsamling. Der henvises til § 7 i klubbens vedtægter i forhold til bestyrelsens sammensætning.

2 Bestyrelsesmøder

Der afholdes ordinært bestyrelsesmøde hver måned.  Møderne foregår fortrinsvis den sidste torsdag i hver måned. Formanden kan i særlige tilfælde meddele ændringer af mødedatoerne. Der skal indkaldes til ekstraordinært møde hvis formanden eller mindst 4 medlemmer begærer dette.

Afbud til møder i bestyrelsen skal gives til formand samt sekretær senest 1 dag forinden mødet.

Der henvises til § 8 i klubbens vedtægter.

3 Dagsorden

Formanden sikrer via sekretæren, at der senest 5 dage inden de ordinære møder sendes  en dagsorden til bestyrelsen.

Dagsordenen ledsages i muligt omfang af materiale til de enkelte punkter.

Dagsorden til de ordinære møder indeholder mindst følgende punkter:

1. Bekræftelse af mødedato for det kommende møde
2. Årshjul
3. Medlemsstatus
4. Økonomisk status
5. Strategiopfølgning
6. Emner til beslutning i bestyrelsen
7. Kommunikation af bestyrelsens beslutninger
8. Eventuelt

Emner til beslutning i bestyrelsen, samt relevante beslutningsoplæg (pkt. 6) skal sendes skriftligt til bestyrelsen senest 7 dage før mødedato for behandling.

4 Beslutningsdygtighed og afstemning

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 4 af dens medlemmer er tilstede. Bestyrelsesmedlemmerne har en stemme hver. Afgørelse træffes ved almindelig stemmeflertal, og ved stemmelighed er formandens stemme afgørende, jævnfør § 8 i klubbens vedtægter. Afstemning og valg foretages ved håndsoprækning eller skriftligt, hvis det begæres af mindst et medlem. Skønner formanden at bestyrelsens stilling til et forslag eller valg er entydigt, udtaler formanden dette.

5 Bestyrelsens opgaver

1. Udarbejder budget for kommende regnskabsår til godkendelse på klubbens generalforsamling.
2. Tager stilling til ansættelse og afskedigelse af frivillig ansatte.
3. Udfærdiger referater over bestyrelsesmøder.
4. Sikrer beslutninger i forhold til klubbens drift.
5. Til varetagelse af særlige opgaver kan bestyrelsen nedsætte stående eller midlertidige udvalg, der arbejder under bestyrelsens ansvar.

6 Referat

Sekretæren sikrer referat af bestyrelsens møder. Referater udsendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer til kommentering / korrektur senest 5 dage efter mødets afholdelse.

Alle referater skal afspejle de drøftelser, der har været på mødet samt formidle de beslutninger, der er truffet.

Der skal være størst mulig åbenhed om bestyrelsens arbejde.

Kommunikation af bestyrelsens beslutninger, optages som fast punkt på dagsordenen

(pkt. 7). Her fastlægges, hvordan de trufne beslutninger kommunikeres bedst muligt ud blandt klubbens medlemmer.

7 Andres deltagelse i møde

Bestyrelsesmedlemmer kan invitere andre til at deltage i møderne.

Deltagelsen skal inden mødets start godkendes af bestyrelsen.

8 Kommunikation mellem bestyrelsesmøder

Mails læses minimum hver anden dag. Hvis dette ikke er muligt, sendes besked herom til øvrige bestyrelse. Det forventes at man sørger for, at tage aktion på egne sager, og holde bestyrelsen informeret i det omfang det vurderes nødvendigt. Hvis man har en fornemmelse af, at man ikke kan varetage eller nå sine opgaver, skal man hurtigst muligt orientere bestyrelsen herom.

Man er ansvarlige for at tage aktion på sager indenfor ens område. (Er man i tvivl, spørges formanden).

Relevant viden og info videreformidles løbende til bestyrelsen.

Korrespondance pr. mail, hvor der forventes en aktion, skal stiles direkte til en person med kopi til resten af bestyrelsen. Har man modtaget en e-mail bekræftes modtagelsen til afsender indenfor 2 dage, og at svar gives hurtigst muligt. Der henstilles til, at man undgår at sende unødige e-mails til alle bestyrelsesmedlemmer. Information kan afslutningsvis sendes til orientering til den øvrige bestyrelse.

9 Inhabilitet

Et bestyrelsesmedlem er forpligtet til af egen drift at oplyse om sin eventuelle inhabilitet.

Opstår der tvivl om et bestyrelsesmedlems habilitet, er det pågældende medlem forpligtet til enten ikke at deltage i drøftelsen og afstemningen af det pågældende forhold eller besvare alle de oplysninger, som bestyrelsen måtte kræve for at træffe afgørelse i spørgsmål om inhabiliteten.

Hvis bestyrelsen er af den opfattelse, at et medlem er inhabil, skal man straks orientere medlemmet.

10 Tavshedspligt

Bestyrelsen kan beslutte at enkelte punkter kan være belagt med tavshedspligt.

Bestyrelsens medlemmer har i øvrigt tavshedspligt mht. oplysninger, de får kendskab til i deres egenskab af at være medlem af bestyrelsen, når oplysningerne efter deres karakter er fortrolige.

Yderligere forventes det, at drøftelser der ikke tages til referat eller ikke udsendes til medlemmerne, anses for at være fortrolige.

11 Fortolkning og revision

Ændringer i og tilføjelser til nuværende forretningsorden skal godkendes på to efter hinanden ordinære bestyrelsesmøder.